3 сентября 1919 г. три самолета боевых звеньев 26-го (бывший подпоручик И. С. Железное) и 30-го отрядов (начальники — СВ. Бейер и А. И. Коваленко) перелетели в Лбищенск, где находился штаб 25-й стрелковой дивизии. В 10 часов утра был замечен самолет противника, осуществлявший воздушную разведку района Лбищенска. Летчик Бейер на истребителе «Ньюпор-24бис» вылетел для преследования вражеского самолета, уходившего от Лбищенска в направлении станицы Сахарной, но, пользуясь облачностью, тот сумел уйти. На следующий день Бейер снова совершил 50-минутный полет на истребителе «Ньюпор-23бис» на высоте 1200 м для «воздушной охраны расположения наших войск» и доносил, что «самолетов противника не встречено». Позднее тот факт, что Бейер не заметил крупных сил противника, приближавшихся к Лбищенску, стал поводом для обвинения его некоторыми авторами в предательстве.
В это время сводный казачий отряд беспрепятственно двигался по Кушумской долине. Во время всего рейда запрещалось шуметь, громко разговаривать, курить. По пути красные отряды не встречались, а немногочисленные жители заявляли, что на их хутора большевики не приезжают. На третий день пути к вечеру отряд, достигнув района урочища Кузда — Гора, отстоявшего в 25 км к западу от Лбищенска, укрылся в густых камышах, покрывавших долину. Здесь казаки стали ожидать наступления темноты, с тем чтобы под покровом ночи захватить Лбищенск. Командир отряда выслал во все стороны разъезды для разведки. Разъезд прапорщика Г. Р. Портнова напал на обоз с хлебом и захватил пленных. В отряде их допросили и выяснили, что В. И. Чапаев находится в Лбищенске. При этом один красноармеец добровольно вызвался указать его квартиру. М. С. Колесников пишет:
До фронта — восемьдесят километров. Иногда появлялись разъезды белоказаков, но это было в порядке вещей. На них просто не обращали внимания. С одним из таких разъездов ночью повстречался Зубарев. Он сообщил, что охрану Лбищенска несет дивизионная школа Чекова — отдельными малочисленными заставами, удаленными друг от друга. Телефонной свят между ними нет. Штаб имеет телеграфную связь лишь с группой Кутякова. К городу лучше всего подойти пересохшим руслом Кушума, укрыться можно в камышовых зарослях урочища Кузда — Гора».
Командование сводного казачьего отряда рассчитывало на внезапность, а также на то, что у штаба 25-й стрелковой дивизии не было плана обороны станицы. Ночью на ее окраине выставлялись только заставы, обычно в составе одного стрелкового взвода каждая, отстоявшие друг от друга на расстоянии до двух километров. Телефонной связи между заставами не было, и если на одной из них открывалась стрельба, то, чтобы узнать причину, туда нужно было направлять пеших посыльных.
Внутри Лбищенска охрану несли отдельные пешие патрули. В случае тревоги разбросанные по всему городу по квартирам курсанты дивизионной школы должны были собираться на соборной площади станицы. По утверждению Кутякова, работники штаба, отдела снабжения, ревтрибунала, ревкома и других учреждений не знали, где им находиться во время боя и куда отходить в случае неудачи. Все это указывает на то, что Чапаев и его помощники забыли требование Фрунзе проявлять бдительность и уделять особое внимание охране штабов.
«Важность правильного несения службы сторожевого охранения при ночлегах в сфере влияния противника настолько ясна, — отмечал Михаил Васильевич в своем приказе от 23 июня 1919 г., — что, казалось бы, не должна вызывать особых указаний, однако практика показывает, что некоторые части в этом отношении допускают преступную небрежность».[276]