Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

Руководителям нужно поддерживать процессы в стабильном и воспроизводимом состоянии. Для этого идентифицируются вариации процесса, выявляются и устраняются их причины путем выполнения мероприятий (проектов) по совершенствованию процессов.

Непрерывное совершенствование

Каждый процесс в организации должен подвергаться непрерывному совершенствованию. Совершенствование процессов – неизменная цель всякого руководителя. Любой процесс может и должен быть улучшен. При улучшении процессов необходимо внедрять новые технологии и современные средства автоматизации процессов.

1.6. Проект внедрения процессного подхода

1.6.1. Общее описание этапов проекта

Рассмотрим этапы внедрения процессного подхода по концепции «Совершенствование процессов». Подчеркну, что перечень этапов носит рекомендательный характер. Для каждой конкретной организации и сам перечень, и содержание этапов обязательно корректируются в зависимости от поставленных целей и специфики внешних и внутренних условий. Руководство компании может принять решение выполнять какие-то этапы одновременно, а какие-то – объединить. Главное, чтобы состав этапов проекта был логичным и понятным собственникам и руководителям организации.

Проект внедрения процессного подхода состоит из следующих этапов:

1. Принятие решений.

2. Подготовка.

3. Разработка процессной архитектуры организации.

4. Разработка системы показателей для управления процессами.

5. Организация управления процессами.

6. Описание и регламентация процессов.

7. Запуск цикла PDCA.

График Ганта проекта внедрения процессного подхода показан на рис. 1.6.1.

_{Рис. 1.6.1. График Ганта проекта внедрения процессного подхода}

1.6.2. Принятие решений

На этапе принятия решений основная задача руководства – изучение и понимание концепции внедрения процессного подхода. Им необходимо формализовать свое ви́дение того, что означает внедрение процессного подхода применительно к их компании. Это видение должно быть по возможности согласовано с ее собственниками. В итоге полезно разработать документ, который содержал бы:

• основные определения процессного похода;

• цели внедрения процессного подхода;

• принципы процессного управления;

• концепцию внедрения процессного подхода в организации;

• стратегический план внедрения процессного подхода в организации.

Называть этот документ можно по разному, например «Концепция внедрения процессного подхода в организации “Х”».

Руководство компании должно также понимать, что изменение системы управления на принципах процессного подхода (как и любые другие серьезные организационные изменения) не бывает бесплатным. Нужно быть готовым вложить немалые средства в этот проект. Кроме людей и денег руководителям придется уделить достаточно времени на выполнение проекта, организацию управления процессами. Если они к этому не готовы, то внедрение процессного подхода лучше не затевать.

1.6.3. Подготовка

На основе утвержденной «Концепции внедрения процессного подхода» на этапе подготовки выполняются следующие работы:

• создание подразделения организационного развития и обеспечение его необходимой инфраструктурой и оборудованием;

• подбор людей, в первую очередь руководителя проекта;

• разработка основных методических документов по проекту;

• разработка плана выполнения проекта (или устава проекта);

• обучение персонала на различных уровнях;

• издание приказа о начале проекта.

Подразделение организационного развития может состоять из нескольких человек, например начальника отдела и одного-двух аналитиков по процессам (специалистов). Начальник такого подразделения, как правило, и является руководителем проекта внедрения процессного похода. В крупной компании курировать проект может кто-то из заместителей генерального директора, например директор по развитию. Отдел организационного развития включает начальника и четверых-пятерых сотрудников. В средней и небольшой организации он может состоять из двух-трех человек. Для работы подразделения организационного развития подготавливают соответствующую инфраструктуру (помещение и оборудование), закупают необходимое программное обеспечение.