Бюджетирование на компьютере

Если на данной вкладке переключатель Пакетное формирование установлен в положение по типовым формам, то будет сформирован отчет для выбранных типовых форм. Чтобы выбрать типовые формы, нужно нажать распложенную правее кнопку Определить список. Затем в открывшемся окне Список типовых форм в колонке Наименование типовой формы нужно нажать клавишу F3 либо кнопку выбора – в результате на экране откроется окно Выбор типовой формы. В данном окне следует пометить требуемые позиции с помощью клавиши Insert и нажать Enter.

Если же переключатель Пакетное формирование установлен в положение по бюджетам, то под кнопкой Определить список аналогичным образом нужно сформировать список включаемых в отчет бюджетов.

Если переключатель Пакетное формирование установлен в положение выключено, то режим пакетного формирования отключается.

На вкладке Дополнительные выполняется настройка параметров форматирования отчета, выводимого в файл Excel.

В поле Печатать в каталог отображается путь к каталогу, в котором будет размещен файл отчета. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, и в открывшемся окне Выбор каталога по обычным правилам Windows указать требуемый путь.

Добавлять информацию о расположении осей – при установленном данном флажке в файл отчета Excel-формата будут включены следующие именованные области:

• GalRep_Body – содержит все ячейки со значениями статей, аналитик и периодов планирования;

• GalRep_HTitle – включает в себя ячейки, содержащие заголовок горизонтальной оси;

• GalRep_VTitle – включает в себя ячейки, содержащие заголовок вертикальной оси.

Эта информация может быть использована для дальнейшего форматирования отчета, а также для его импорта.

Добавлять информацию об аналитиках – при установленном данном флажке в файл отчета выводятся следующие именованные области:

• GalRep_Body – содержит все ячейки со значениями статей, аналитик и периодов планирования;

• GalRep_НKAU_20 – включает в себя ячейки, содержащие значения системной аналитики с кодом 20 и расположенные вдоль горизонтальной оси (например, системная аналитика с кодом 20 – это Статьи планов (бюджетов));

• GalRep_НKAU_20/1 – если количество значений аналитики слишком велико, то Excel автоматически разбивает именованную область на несколько частей (дополнительных областей). В данном случае /1 – это дополнительная область № 1;

• GalRep_VKAU_20 – включает в себя ячейки, содержащие значения системной аналитики с кодом 20 и расположенные вдоль вертикальной оси; эта именованная область обрабатывается так же, как и аналогичная область для горизонтальной оси.

Эта информация может быть использована для форматирования и обработки отчета средствами Excel, а также для импорта обработанного отчета в модуль «Управление бюджетом».

Следует отметить, что в состав пакета поставки программы включено несколько Excel-шаблонов, предназначенных для обработки выгружаемых в Excel отчетов. Переключатель Применение настройки XLT, предназначен для настройки использования этих шаблонов.

• Не применять шаблон – если переключатель установлен в данное положение, то ни один из шаблонов Excel не используется для обработки отчета.

• Шаблон для форматирования – при установленном данном значении открывается дополнительное поле для выбора шаблона, с помощью которого, например, можно раскрасить определенные области отчета (заголовки, оси, данные и т. п.) для лучшего представления данных отчета.

• Шаблон для создания – при установленном данном значении также необходимо задать файл формата для шаблона Excel. Данные отчета выводятся файл Excel, созданный по шаблону, а затем обрабатываются по алгоритмам шаблона. Это может быть дополнительное форматирование, проведение расчетов, построение графиков и т. п.

Установка флажка Запускать пользовательские макросы дает возможность указать файл с пользовательскими макросами, который будет импортирован в текущий отчет. Путь к файлу указывается в поле, которое открывается после установки данного флажка. В данном поле нужно нажать кнопку выбора, после чего в открывшемся окне по обычным правилам Windows указать требуемый путь.

Процесс формирования отчета в соответствии с установленными параметрами и вывода его в окно Excel инициируется нажатием кнопки Печать, которая расположена в правой части окна (см. рис. 3.56).

Подготовка данных для бюджетов в книгах финансовых операций

Выше уже говорилось о том, что в модуле «Управление бюджетом» значения бюджетных показателей можно вводить как в ручном, так и в автоматическом режиме. Ручной способ заключается в том, что значения бюджетных статей вводятся с клавиатуры в режиме редактирования бюджета. Однако в полной мере оценить возможности системы «Галактика» в части бюджетирования можно лишь при использовании автоматического способа. Отметим, что он более удобен, оперативен, и сводит к минимуму вероятность всевозможных ошибок, обусловленных в том числе и пресловутым «человеческим фактором».