Бюджетирование на компьютере

Для перехода в режим формирования бюджета следует выполнить команду главного меню Организационные бюджеты→Формирование бюджетов. При этом на экране открывается окно, изображенное на рис. 1.23.

Рис. 1.23. Формирование бюджетов

В левой части данного окна представлен иерархический список бюджетных статей. В колонке Сумма по плану отображаются плановые значения показателей, а в следующих двух колонках – отклонение этих значений от последних фактических значений, в стоимостном и процентном выражении.

В верхней части окна в полях Начальная дата и Конечная дата указываются соответственно начальная и конечная даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика.

В поле Бюджет для организационной структуры из раскрывающегося списка выбирается центр финансовой ответственности, по которому необходимо сформировать бюджет (содержимое этого списка формируется в справочнике отделов/подразделений, описание которого приведено выше).

В нижней части окна с помощью переключателя Валюта данных осуществляется выбор валюты отчета. Можно выбрать базовую валюту, вторую валюту либо произвольную валюту (в последнем случае нужно установить переключатель в положение Иное, и в открывшемся окне справочника валют выбрать требуемое значение).

Для добавления в иерархический список статей новой позиции нужно установить курсор в требуемое место иерархии и выполнить команду контекстного меню Добавить план. В результате на экране откроется окно редактирования планового показателя, пример которого показан на рис. 1.24.

Рис. 1.24. Ввод и редактирование планового показателя

Вид и состав данного окна зависит от того, на какой ветви иерархии выполняется добавление показателя. Если осуществляется ввод данных по задолженности, то окно выглядит так, как показано на рис. 1.24. При вводе, например, данных по доходной статье вместо поля Плательщик/получатель в данном окне будет отображаться поле Наименование операции, и др.

В верхней части данного окна из раскрывающегося списка следует выбрать объект учета, по которому формируется плановый показатель. Содержимое этого списка сформировано в соответствующем справочнике (например, в справочнике поставщиков/получателей, либо в справочнике типовых операций, и т. д.). Затем в поле Сумма по плану нужно с клавиатуры либо с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, ввести требуемую сумму, а в расположенном правее поле из раскрывающегося списка выбрать валюту, в которой эта сумма выражена. После нажатия в данном окне кнопки Сохранить изменения, которая находится справа внизу окна (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), введенное значение отобразится в бюджете.

При необходимости из иерархического списка можно удалить любой плановый показатель. Для этого нужно выделить его в списке курсором и активизировать команду контекстного меню Удалить план. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Подобным образом можно сформировать плановые бюджеты для всех центров финансовой ответственности предприятия.

Контроль исполнения бюджетов

Для контроля исполнения плановых бюджетных показателей в программе предназначена отдельная функциональность. Переход в соответствующий режим осуществляется с помощью команды главного меню Организационные бюджеты→Контроль исполнения бюджетов→Исполнение простых бюджетов. При активизации данной команды на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.25.

Рис. 1.25. Контроль исполнения бюджетов

В данном окне в поле Дата. Статья представлен иерархический список бюджетных статей. В колонке Сумма по плану отображаются плановые значения показателей, а в колонке Сумма по факту – фактические значения. В следующих двух колонках показано отклонение фактических значений от плановых, в стоимостном и процентном выражении. Затем показан процент отклонения значения фактического показателя от аналогичного значения в прошлом периоде, а также процент, который принадлежит данному показателю в общей структуре фактических показателей.

В верхней части окна в полях Начальная дата и Конечная дата указываются соответственно начальная и конечная даты интервала времени, данные которого должны быть включены в отчет. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью кнопок счетчика.

В поле Периодичность из раскрывающегося списка выбирается требуемая периодичность представления данных в отчете. При этом нужно принимать во внимание продолжительность периода, указанного в полях Начальная дата и Конечная дата. Например, если продолжительность периода анализа – один месяц, то выбирать в поле Периодичность значение Квартал или Год не имеет смысла.

В поле Бюджет для организационной структуры из раскрывающегося списка выбирается центр финансовой ответственности, по которому необходимо проконтролировать исполнение бюджета.