Бережливый офис

Приверженность руководства. Важно понимать, что переход к бережливому управлению невозможен без 100-процентного участия руководства компании. Это участие подразумевает выделение необходимых средств, консультирование команды при необходимости, проявление интереса к достижениям команды и присутствие на ее совещаниях, поощрение команды по результатам работы, поддержка команды в случае трудностей.

Выявление потерь

Дон Тэппинг перечисляет восемь видов потерь, которые можно найти в любой организации любой отрасли.

Вид 1

Перепроизводство. Выполнение определенного типа работы до того, как это потребуется. Например, составление отчетов, которые никто не читает, изготовление лишних копий документов, пересылка одного и того же документа по электронной почте или факсу несколько раз, ввод повторяющейся информации во множество документов, бессмысленные собрания. Устранить эти потери можно с помощью следующих инструментов (см. Инструменты для устранения потерь):

– время такта;

– питч;

– стандартизированная работа;

– выравнивание рабочей нагрузки;

– изучение потребности в той или иной операции.

Вид 2

Ожидание (людей, подписи, информации и т.д.). Например, большое количество обязательных подписей и разрешений, зависимость от остальных сотрудников при выполнении какой-либо задачи, задержки в получении информации, проблемы с программным обеспечением, выполнение задачи разными отделами, отсутствие ответственных за выполнение какой-либо задачи. Основной принцип борьбы с этим видом потерь: «закончил – подшил (или выбросил)». Дон Тэппинг выделяет еще несколько конкретных инструментов (см. Инструменты для устранения потерь):

– карта потока создания ценности;

– 5S;

– питч;

– курьеры;

– система документооборота.

Вид 3

Движение. Любое передвижение людей, документов и (или) обмен электронными сообщениями, которые не создают ценность. Этот вид потерь возникает из-за плохой планировки офиса, неисправного или устаревшего офисного оборудования и отсутствия необходимых материалов. Например, поиск файлов на компьютере, поиск документов в картотеке, постоянное перечитывание справочников в поисках информации, передача документов на следующий этап вручную. Инструменты для устранения этих потерь (см. Инструменты для устранения потерь):