Азы английского сленга и деловой переписки

Первое. Письмо печатается без всяких исправлений, которые нужно делать в черновом варианте. Можно, а иногда и НУЖНО, из чисто психологических соображений (потом объясню), писать и от руки. Но об этом весьма важном, на мой взгляд, нюансе чуть ниже.

Второе. Письмо необходимо разбивать на смысловые "параграфы". Делается это для того, чтобы упростить ваше послание для чтения и выделения смысловых кусков делового письма. Такое уж теперь требование. Ну и для красоты, естественно, тоже. Если ваше послание уж очень длинное, к примеру шесть-семь строк, то разбейте и его на два абзаца. Не допускайте, чтобы за однострочным параграфом после пробела шел пяти-шести или даже семистрочный. Это будет тяжело смотреться.

Третье. Белое пространство. Оно должно равномерно окружать текст. Если в письме лишь одно или два-три коротких предложения, не печатайте их вверху, но посередине. Белое поле должно быть обязательно сверху, снизу и по бокам. Если вам не хватает одной страницы (правда, лучше, если все умещается на одой странице, чему я вас и попытаюсь научить), то используйте вторую, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края.

Составные части письма

Первое, это "шапка", то есть то, что уже отпечатано в верхней части письма с данными вашей фирмы (если вы, конечно, от какой-нибудь фирмы пишете, а не от себя лично). Вот к примеру.

MAGATON'S Department Store

12745 Bulset Strip

Los Angeles, California 941474

June 21, 1994

Второе, это "дата", которая ставится несколькими строчками ниже шапки(хотя это не принципиально и ее ставят и как вообще вверху, так и после шапки).

Cetrum Collection Agency

4376 Hollywood Boulevard

Los Angeles, California 947661

Третье, это внутренний адрес. Хоть адрес вашего партнера есть уже на конверте, тем не менее, он обязательно указывается и в письме.

Dear John Mitchell:

Четвертое, это приветствие: Dear Sir - если вы не знаете, к кому обращаетесь; обращение Gentlemen/ Gentlemen and Ladies приемлемо лишь в тех случаях, когда ваше письмо носит уж совсем дипломатически-официальный характер.

Пятое, это сам текст и шестое, это подпись: Sincerely Yours, Truly Yours, Faithfully Yours, Best regards и так далее. В подписи, как это ни парадоксально звучит, главное — это ваша подпись. Да-да! Если мы доверяем только разным гербовым печатям, то на Западе самое главное — это ваша подпись под всем, что было написано выше. Ваш адрес, телефон (факс) и ваша подпись у них ценятся повыше всех этих наших печатей.

И, наконец, седьмое — это инициалы того, кто это письмо составлял MG/vr. Это как бы вежливое напоминание, кто работал над составлением данного документа, ваши инициалы и через дэш или после двоеточия инициалы секретаря, того, кто все это печатал.

Я обещал рассказать, когда можно писать письма от руки. Видите, я не забыл. В принципе, от руки всегда можно писать, если вы пишете черным стержнем и печатными разборчивыми буквами, особенно, когда вы пишете от себя лично. Тогда письмо получается более интимным, более доверительным. Вы показываете этим, что дело, по которому вы пишете, вас действительно волнует. Это особенно важно учитывать, когда вы, студент из малообеспеченной семьи, или, к примеру, чернобылец, имеете шанс поехать на стажировку по благотворительной линии, или просто отдохнуть в молодежном лагере. Здесь ваш Reference даже желательно писать от руки:

Dear Sir,

I would be very very grateful to your company if I only could use such a wonderful chance to have study practice in the USA where I might have improved my English and met new friends.