Автосервис. Структура и персонал: Практическое пособие

Необходимость реинжиниринга

Давно признано, что функциональное управление порождает множество трудностей. Функциональные структуры не заинтересованы в том, что прямо их не касается. В организациях с функциональной структурой то, что происходит между отделами, часто напоминает войны, однако никто не координирует весь процесс, а в результате – убытки. Но работа не движется вверх и вниз вдоль функциональной иерархии, она течет сквозь предприятие в виде набора бизнес-процессов, которые в большинстве предприятий никем не управляются и никто за них не отвечает.

Моделирование бизнес процессов. Поскольку смысл управления – в синхронизации множества бизнес-процессов, проблема заключается в том, каким способом это делать. Стандартный подход предполагает, что предприятие действует в унифицированной среде. Эффективность этого подхода – в экономии при тиражирования управленческих решений (делай, как другие).

Но существует иной подход – включение “неприятностей” внешней среды в алгоритмы принятия решений. Руководители умеют это делать интуитивно. Но важно сделать процесс технологичным, при этом технология должна опираться на твердые идеологические установки, на системный подход к конкурентоспособности компании, т. е. стремление не к стандартизации ситуаций, а к учету максимального числа факторов.

Есть устойчивые традиции российского потребительского поведения, национального вкуса, и лишь предложение соответствующих этому вкусу методов, товаров и услуг гарантирует коммерческий успех. Руководителям для принятия безошибочных решений нужен эффективный инструмент для моделирования бизнес-процессов. В некоторых компаниях устраивают “ситуационные кабинеты”, специально оборудованные компьютерами, для проведения управленческих совещаний. В них стекается оперативная информация и аналитика от всех подразделений, филиалов. Объем этой информации велик. Если в маленьком магазине директору достаточно полудюжины наиболее важных для него показателей, то гендиректору дилерской фирмы приходится отслеживать до полусотни параметров, а у каждого из менеджеров направлений (автомобили, сервис, запчасти) их должно быть не менее двух-трех десятков.

Такой объем информации ни один человек в голове не удержит, потому-то все параметры агрегируются, анализируются и в конце концов сводятся к трем названным выше индикаторам. В условиях ситуационного кабинета всем участникам совещания в равной мере доступна и первичная информация – это значительно повышает эффективность обсуждения. Кроме чисто информационной ситуационный кабинет решает и системные задачи, увязывая все управление в единое целое.

В большинстве фирм большой объем необходимой информации так или иначе присутствует в компьютерных системах. Но используется она с КПД 5" 10 %, если в системах не предусмотрен аналитический инструментарий.

Анализ бизнес процессов. Разделение бизнес-процессов на стратегически важные и прочие позволяет:

♦ сконцентрировать усилия на повышении эффективности исполнения процессов основной деятельности;

♦ четко обозначить границу между стратегически важными вспомогательными бизнес-процессами и прочими процессами;

♦ принять ряд принципиальных решений по передаче внешним субподрядчикам процессов, не являющихся стратегическими для предприятия (организация питания, уборки, охрана);

♦ сфокусироваться на удовлетворении потребностей потребителей и таким образом увеличивать доходность бизнеса.

Бизнес-процесс – это поток работы, переходящий от одного человека к другому, от одного отдела к другому. Процессы можно описать на разных уровнях, но они всегда имеют начало, определенное количество шагов посередине и четко очерченный конец. Описание бизнес-процессов даже на макроуровне часто позволяет глубже проникнуть внутрь явлений. Связи и взаимоотношения, которые игнорировались или не осознавались, неожиданно оказываются ключевыми для эффективного функционирования всего предприятия. На макроуровне типичные процессы включают в себя, например, материально-техническое снабжение и оплату.

Похоже на функции, но это не функции. Например, процесс снабжения начинается с заполнения формы заказа сотрудником отдела закупок, продолжается заключением контракта на поставку, планированием продаж или производства, уведомлением о поставке от поставщика, получением, разгрузкой и приемкой товаров, проверкой счета-фактуры в бухгалтерии, контролем за взятым товарным кредитом, оплатой счета поставщика и передачей информации в управленческую базу данных. Очевидно, что здесь вовлечено множество функций, и это является ключевой характеристикой в определении работы процессов.