Аудит расчетов с персоналом

При возвращении из командировки подотчетное лицо обязано не позднее 3 рабочих дней предъявить в бухгалтерию организации командировочное удостоверение с отметками, отчет об израсходованных суммах (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40).

При аудите расходов на командировку необходимо учитывать требования как учетного, так и налогового законодательства, а также Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1986 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (в части, не противоречащей требованиям Трудового кодекса РФ).

В соответствии с пунктом 4 Инструкции срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать 1 года.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы (п. 7 Инструкции).

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех объединений, предприятий, учреждений, организаций, в которые они командированы.

Взамен дней отдыха, неиспользованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством (пункт 8 Инструкции).

Согласно статье 168 Трудового кодекса РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать:

1) расходы по проезду;

2) расходы по найму жилого помещения;

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

1) расходы по проезду.

В соответствии с пунктом 12 Инструкции расходы по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоянной работы, возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

Документом, подтверждающим стоимость проезда на транспорте, является билет. При утере проездного билета, руководитель организации вправе принять решение о возмещении расходов по проезду, исходя из минимальной стоимости расходов по проезду (в общем вагоне пассажирского поезда). Основанием для возмещения может служить заявление сотрудника, а также справка вокзала о стоимости билета.

В составе расходов на проезд подлежит оплате и стоимость постельных принадлежностей, которая возмещается по фактическим затратам подтвержденным документально;

2) расходы по найму жилого помещения

Расходы по найму жилого помещения возмещаются работникам и включаются в состав расходов организации по фактическим расходам при условии, что они подтверждены соответствующими документами.

Обычно оправдательным документом, подтверждающим факт проживания в командировке, является счет гостиницы.

При этом необходимо учитывать, что счет гостиницы должен быть составлен по форме № 3-Г «Счет», утвержденной приказом Минфина России от 13.12.1993 г. № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности».

Налог на добавленную стоимость, уплаченный сотрудником при оплате расходов по найму жилого помещения, подлежит возмещению из бюджета согласно п. 7 ст. 171 Налогового кодекса РФ при определении суммы НДС, подлежащей к уплате в бюджет.

В соответствии с п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 настоящего Кодекса, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п. 3, 6–8 ст. 171 НК РФ.

Если гостиница может предоставить счет-фактуру и кассовый чек, то проблем с вычетом НДС у организации не возникнет.

Если счет-фактура отсутствует, то в этом случае необходимо наличие заполненного в установленном порядке счета по форме № 3-Г «Счет», утвержденного приказом Минфина от 13.12.1993 г. № 121.

Таким образом, суммы НДС в отношении расходов по найму жилого помещения в период служебной командировки подлежат вычету в следующем порядке:

1) при наличии счета-фактуры, содержащего все обязательные реквизиты, установленные п. 5 ст. 169 НК РФ, и кассового чека, подтверждающего факт оплаты услуг за проживание;

2) при наличии счета по форме № 3-Г «Счет», являющегося бланком строгой отчетности и кассового чека.

Кроме того, бланк счета не может быть распечатан на компьютере, а должен быть отпечатан типографским способом и содержать сведения о типографии: номер заказа, тираж, название и адрес изготовителя (Письмо Минфина от 05.08.2003 г. № 16-00-12/29).

Согласно пункту 2 постановления Правительства РФ от 31.03.2005 г. № 171 «Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» использовать данные бланки строгой отчетности можно только до 1 января 2007 г.