Аудит расчетов с персоналом

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – из заработной платы работника удержаны не возвращенные в установленные сроки денежные средства;

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – взысканы невозвращенные в установленные сроки денежные средства в случае, когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника организации.

Если работник уволился, и возможности удержать не возвращенную сумму у организации нет, то рассматривать ее нужно как дебиторскую задолженность и списать по общим правилам, установленным в ст. 196 Гражданского кодекса РФ, т. е. через 3 года с момента ее образования.

Однако по истечении срока исковой давности и списания невозвращенной суммы она подлежит включению в доход работника и облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Если сделать это невозможно, организации необходимо подать сведения в налоговую инспекцию (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет счета 91 субсчет 2 «Прочие расходы»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списана дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности;

Дебет счета 007 «Списана в убыток задолженность от неплатежеспособных дебиторов» – списанная дебиторская задолженность учтена на забалансовом счете.

При расчете налога на прибыль сумма списанной дебиторской задолженности не учитывается.

6.3. Возмещение материального ущерба

Главой 39 Трудового кодекса РФ определены обязанности работника по возмещению материального ущерба, причиненного работодателю.

В соответствии с вышеназванной главой настоящего Кодекса работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества (ст. 238 Трудового кодекса РФ).

Однако материальная ответственность работника не наступает, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику (ст. 239 Трудового кодекса РФ).

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднемесячного заработка, если иное не предусмотрено трудовым или иным федеральным законодательством.

Однако согласно ст. 243 Трудового кодекса РФ, материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:

1) возложения в соответствии с ТК или иными федеральными законами на работника материальной ответственности в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;

2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;

3) умышленного причинения ущерба;

4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;

5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;

6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;

8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Кроме того, предусмотрена возможность привлечения к полной материальной ответственности руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера. Это допускается только в том случае, если полная материальная ответственность прямо указана в трудовых договорах, заключаемых между ними и работодателями.

В ходе аудиторской проверки необходимо обратить внимание на договора о материальной ответственности с материально-ответственными лицами и порядок их оформления.

Трудовым кодексом РФ определено два вида материальной ответственности: индивидуальная и коллективная (бригадная).

Коллективная (бригадная) ответственность может вводиться работодателем тогда, когда при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, невозможно разграничить ответственность каждого работника за причиненный ущерб.