Антитайм-менеджмент

Когда Ольга Сергеевна ставит менеджеру Ивану задачу «Отчет по продажам», она считает, что Иван сразу же сообразит, что должен подготовить его именно за последнюю неделю. А Иван вчера поссорился с невестой Леночкой и ни о чем другом с утра думать не может. Поэтому, когда он пришел на работу и открыл свой таск-менеджер, первая его реакция от увиденного – непонимание. Оно переходит в панику, затем в раздражение, потом в неприятие.

И если в компании нет четких правил принятия и выполнения рабочих задач (т. е. сотрудники не знают, что им делать, когда не понимают формулировки), то просто не приступают к тем, которые им непонятны. Так устроен человек – он всегда старается избежать стресса, связанного с напряженными раздумьями, переживаниями и усиленной мозговой деятельностью. Это нормально.

В итоге – рабочие задачи зависают, копятся, засаливаются, как огурцы в бочке, и в конце концов протухают. Руководитель Ольга Сергеевна не получает от Ивана отчет, который ждала, – ну а дальше мы можем включить фантазию и придумать любой сценарий развития ситуации.:)

Почему так происходит? Потому что руководители неправильно формулируют задачи.

Название задачи должно содержать в себе краткое описание действия, которое необходимо выполнить сотруднику, чтобы достичь ожидаемого результата. Если нужна дополнительная информация, ее надо включить. Наш грамотно сформулированный список-пример рабочих задач должен выглядеть так:

• подготовить отчет по продажам отдела за прошедший месяц;

• подготовить и отправить предварительное КП по ТЗ для Клиента1;

• заказать канцелярские принадлежности для гендиректора (Иван Сергеевич);

• выдать подоконник клиентке Ивановой (лежит в кладовке);

• забрать счетчик воды из магазина («Максидом» на Электросиле);

• прийти на собрание отдела продаж (презентация продукции «Новых Окон»).

Как мы видим, появилось четкое и ясное указание – что сделать, для кого и даже дополнительная информация. Такие названия задач можно задать в любом современном таск-трекере, а особенно в «Битрикс24».

Опытный сотрудник поймет все, даже не открывая подробное описание задачи, неопытный же Иван найдет в таком описании дополнительные подсказки. Но ни тому, ни другому не нужно будет тратить лишнее время на уточнения, выяснения и вспоминание подробностей.

Сформулированную таким образом задачу любой из нас решит легко и с радостью от достигнутого результата.