Антитайм-менеджмент

Однако опыт показал, что технология GTD помогает нам повысить как личную, так и рабочую эффективность. Именно за счет того, что задает системность работы с информацией на уровне не просто предприятия, а каждого отдельного сотрудника.

Состав GTD Дэвида Аллена

Привычный взгляд на GTD, который заключается в пяти этапах (сбор, процесс, организация, обзор, действие), знаком многим, поэтому останавливаться на нем мы не будем. Даже если для вас пять этапов GTD – что-то незнакомое, всегда можно купить книгу Аллена, заглянуть в Википедию или просто поискать в Интернете.

Гораздо интереснее и проще рассмотреть методику через призму перечня инструментов, из которых она состоит. Тем более что когда мы расположим их в правильной последовательности, классические пять этапов придут в движение, и мы увидим, как именно течет информация по системе.

Когда мы полностью разберемся с тем, из каких компонентов собирается механизм переработки информации, станет понятно, как эта машина выглядит. Мы увидим, как работают все компоненты. Более того, станут очевидны многие принципы, по которым функционируют отдельные ее части. К тому же прольется свет на многие особенности и ограничения нашей психики, которые мы рассматривали в первой части книги. Итак, приступим и посмотрим, из каких частей состоит методика GTD.

Мне привычно представлять систему так, как это показано на рисунке, хоть такой символ и напоминает знак радиационной опасности.

Взгляните на рисунок. Единственный сегмент, который открыт снаружи, – зона Накопителей. В нее попадает то, что стремится к нам из внешнего мира: электронные письма, бумаги, которые приносят сотрудники, вещи, которые нам передают, идеи, мысли, задачи, записки – все, что раньше приходило бессистемно, теперь оказывается собрано в Накопителях. Там информация ждет своего часа, когда мы будем не заняты и сможем пустить ее дальше, внутрь треугольника.

После того как мы решили, что из Накопителей можно что-то забрать, Алгоритм анализа, сердце системы, извлекает это и перерабатывает. Алгоритм анализа – самый важный компонент. Система может работать с плохими Списками дел или Хранилищем, но без Алгоритма она мертва. Поэтому я изобразил его в виде сердца. Он «гонит кровь» по системе, обрабатывая информацию и превращая ее в элементарные действия, которые распределяет по спискам дел или сразу запускает выполнение.

Конечно, Алгоритм анализа – не конкретный инструмент, который можно потрогать. В отличие от всех остальных секторов, имеющих совершенно четкое воплощение, Алгоритм – это навык, умение, носителем которого всегда является человек.

После того как информация из Накопителя прошла этап Алгоритма, она может оказаться в одном из двух следующих секторов: в Списках дел или Хранилище. Списки дел сейчас удобно вести с помощью специальных программ или сервисов (перечень тех, что я рекомендую, и краткие инструкции к ним вы можете найти в Приложении). Это не что иное, как временная память, которая предназначена для того, чтобы хранить упоминания обо всем, что нам нужно сделать.

В Списках дел находятся элементарные действия – мельчайшие задачи, которые выполняются, даже если мозг глубоко в зоне комфорта и не готов тратить силы на размышления. Они организованы по разным критериям: дате, теме, исполнителям, проектам и т. д. Списки дел периодически обновляются, просматриваются, редеют (когда что-то сделано) и расширяются (когда в них поступают новые данные).

Сектор Хранилища – самый простой для понимания элемент системы. Просто архив, который доступен из любого места. Хранилище должно быть таким, чтобы в нем было удобно и быстро сохранять и находить документы. Желательно, чтобы оно выполняло еще и функцию защиты, оберегая нас от потери данных в случае непредвиденных обстоятельств.

Вот и вся система GTD, правда, не сложно? Как у любого механизма, у нее есть четко определенный перечень продуктов, который она выдает. Если двигатель приводит машину в движение, выделяет тепло и выхлопные газы, то наша система производит два продукта:

1) действие (главный продукт);

2) удобный архив.

Из любой информации, которая поступает в систему (и которая не отброшена, как ненужный мусор), механизм старается извлечь действие, а если его нет – сохранить важные данные в архиве.

Точность, системность, простота и согласованность работы этих четырех компонентов приводят к тому, что в наших руках появляется настоящая машина по переработке информации и приведению дел в порядок. Это можно сравнить с тем, как раньше шахтеры работали киркой, а теперь у них есть отбойный молоток. Или сравнить лук со стрелами и автомат Калашникова.

Когда мы смотрим на систему с такой точки зрения, становится понятна роль каждой из пяти стадий.

1. Накопление (Collect) – информация собирается в накопителях.