Антитайм-менеджмент

Списки дел удобно сравнить со ступенями лестницы, каждая из которых приближает нас к цели. Время, чтобы подняться по ней, ограничено, силы тоже. Лучший день будет таким, в котором мы поднялись на максимум ступенек, а не бегали между разными лестницами. К сожалению, не все могут похвастаться таким режимом работы.

Когда я спрашиваю участников семинаров, с чего они начинают работу, 99 % отвечают: с электронной почты. Когда мы анализируем, из чего состоит средний рабочий день, оказывается, что почти целиком из рутины. Почему так происходит? Где те самые 20 % задач на развитие?

Конечно, они требуют погружения в проблему. Конечно, они требуют сосредоточения. Сил, времени, подходящей обстановки. (Кстати, все это успешно находится, как только мы начинаем ощущать опасность, которой чревато дальнейшее бездействие.) Еще одна причина того, что мы не уделяем им достаточно времени, – то, как работает наша память. То, какие ассоциативные связи мы запускаем, когда приступаем к работе. То, что попадается на глаза, и то, что вокруг нас происходит.

Когда нет стройной системы, в которой записано вообще все, что происходит в жизни, – задачи, которыми нужно заняться, практически невозможно ранжировать. Практически невозможно каждый день легко выделять те, что дадут наибольшую отдачу. Это просто неочевидно.

Представьте, что в памяти лежит огромная гора листов бумаги, на каждом из которых записано какое-то одно дело. Они перемешаны, и мы не знаем, где самые важные, которые нужно сделать, чтобы не останавливалось развитие, а где те, что не требуют особого внимания. Представьте, что эта кипа лежит на столе. За какие листы мы примемся в первую очередь? Очевидно, за те, которые на виду. И они займут все рабочее время.

В конце дня мы посмотрим, что выполнено, и, если повезет, обнаружим среди второстепенных вещей и важные задачи. Листочки лежали сверху. Если нет, окажется, что целый день мы занимались ерундой и только подразобрали ворох задач, добравшись до самого главного. Теперь мы видим, что нужно сделать. Впереди вечер и ночь – и дома можно заняться тем, что действительно важно.

Мы тратили время на ерунду не потому, что не умеем расставлять приоритеты, а потому что слишком полагались на собственную память, не знали, что иногда она сильно подводит. Когда задач было мало, мы успевали все вспомнить и сделать на работе. Когда их много и очень много, принцип ассоциативных связей мешает результату. Он хорош для творчества, но для методичного приближения к целям не подходит.

Представьте: достаточно зацепиться взглядом за слово в договоре, чтобы уплыть мыслями и забыть о заботливо выстроенным перечне задач. Чтобы переключиться, достаточно беспорядка на столе, шума в офисе, не вовремя зашедшего коллеги. Вот и получается, что лестница, по которой мы поднимались, забыта. А то и вовсе за целый день мы просто не успели «достать» ее из ежедневника.

О том, как ассоциации могут спутать карты и списки дел

Опасность уйти мыслями от списка дел и путешествовать по ассоциативным связям возникает только у тех, у кого много задач. Для тех, у кого их немного, это пока не актуально. Легкость, с которой мы переключаемся, – причина правил и регламентов, которые мы подробно обсудим в конце книги. Пока что я перечислю основные регламенты.

Не начинайте день с электронной почты – самое важное правило для тех, у кого полно задач.

Многие из нас просматривают письма, еще не выйдя из дома. Некоторые – отвечают на почту даже перед сном. Однако если мы хотим делать много, а времени тратить мало, об этом в начале работы нужно забыть.

Нет лучше способа убить день, чем начать его с электронной почты. Охотно верю, что многие из вас должны быстро отвечать на письма и не могут позволить себе не смотреть почту с самого утра. Спешу вас заверить: безвыходных ситуаций не бывает. О том, что конкретно нужно делать и как правильно работать с электронной почтой, – в конце книги, в разделе регламентов.

Держите стол чистым: письменный, за которым вы сидите, и рабочий стол компьютера.

Вокруг не должно быть того, что отвлекает. За любую бумажку может уцепиться взгляд и увести мысли от дел, которыми вы занимались. Причем неважно, насколько эта бумажка, файл или ярлык интересны. Достаточно что-то вспомнить, чтобы отвлечься, а часто отвлекаться очень утомительно.

Постарайтесь свести к минимуму все, что вас отвлекает.

Договоритесь с подчиненными или коллегами, что с самого утра «абонент недоступен». Любые вопросы – через час после начала дня. Желательно с середины и позже.

Про переключения

Вы могли подумать, что я преувеличиваю опасность отвлечения. Казалось бы, что здесь такого – временно переключиться с того, над чем мы только что работали? Ведь потом можно вернуться в любой момент!