Административный процесс

Текст документа должен содержать определённую аргументированную информацию, которая должна быть изложена сжато, грамотно, понятно и объективно, без повторений и использования слов и оборотов, которые не несут содержательной нагрузки. При этом содержание документа должно быть связано с содержанием ранее изданных документов по этому вопросу.

Текст документа оформляется в виде сплошного сложного текста, анкеты, таблицы. Сплошной сложный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Он используется при составлении правил, положений писем, распорядительных документов. Как правило, тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой части указываются основания либо обоснования для составления документа, а во второй части – выводы, предложения, решения, распоряжения либо просьбы.

Форма анкеты используется в случае изложения цифровой либо словесной информации об одном объекте по определённому объёму признаков. Такого рода тексты используются в организационно-распорядительных документах, документах по материально-техническому снабжению, финансовых документах т.д. Использование формы таблицы возможно в случае изложения цифровой либо словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков, например, в плановых, отчётно-статистических документах.

Особое внимание уделяется оформлению документов.

Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты и стабильный порядок их размещения. Так, он должен содержать наименование учреждения, фамилию автора документа и его код, код формы документа, название вида документа, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы, отметку об исполнении документа и направлении его в дело. В установленных законом случаях в нём должна быть отметка о государственной регистрации.

Наименование учреждения должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нём. Сокращенное наименование можно использовать только в случае, если оно официально зафиксировано в положении (уставе) учреждения. Название вида документа (приказ, распоряжение, решение и т. д.) указывается на бланке печатным либо машинописным способом и должно соответствовать компетенции учреждения, содержанию управленческой деятельности. Заглавие текста документа должно отражать содержание документа. Оно должно быть максимально коротким и ёмким, точно передавать содержание текста и при этом грамматически согласовываться с названием документа. В случае, если в документе идёт речь о нескольких вопросах, заголовок может быть обобщённым.

Все служебные документы подлежат датированию. При этом датой документа является дата его подписания, а для документа, принимаемого коллегиальным органом, – дата его принятия. В случае, если документ подлежит утверждению, датой документа является дата его утверждения. Дата на документе проставляется лицом, которое его подписывает либо утверждает, в момент совершения этих действий. Все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением, подлежат обязательному датированию и подписанию.

Индексация документов состоит в присвоении им условных обозначений – индексов, которые присваиваются документам во время регистрации и которые указывают на место составления, исполнения и хранения документов. Индексы входящих и создаваемых учреждением документов состоят из порядковых номеров в пределах группы документов, которые регистрируются и которые в соответствии с задачами поиска могут дополняться индексами по номенклатуре дел, вопросам деятельности, исполнителям и т.д. Составные части индекса отделяются одна от другой косой чертой. Индекс совместного нормативного акта должен составляться из индексов учреждений, его издавших.

В случае необходимости в оценке целесообразности документа, его обоснованности и соответствия требованиям законодательства осуществляется согласование проекта документа.

Согласование может осуществляться как в учреждении (со структурными подразделениями, с должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией занимаются вопросами, затронутыми в проекте документа, – внутреннее), так и за его пределами (внешнее).

Внутреннее согласование осуществляется визированием проекта документа должностным лицом. Виза включает: личную подпись, инициалы и фамилию лица, которое визирует документ, и дату визирования. В случае необходимости указывается наименование должности этого лица.

Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чём на проекте делается соответствующая отметка.

Замечания обязательно докладываются лицу, которое подписывает документ.

Проекты нормативно-правовых актов учреждения проверяются работниками юридической службы учреждения на соответствие их законодательству и визируются ими на первом образце на обратной стороне последнего листа проекта акта.