Access 2002: Самоучитель

Можно рассматривать три наиболее общих сценария использования языка XML с программой Microsoft Access: импорт данных из различных источников, экспорт данных Microsoft Access в файл XML и преобразование данных XML в другой формат.

Импорт данных из других источников

Обычно для выполнения задания необходимо собрать данные, преобразовать их в доступный для обработки формат и открыть доступ к ним для других сотрудников. Сложность заключается в том, что большая часть данных обычно разбросана по множеству внутренних и внешних источников данных и хранится в разных форматах. Данные могут поступать чаще всего из следующих источников:

• внутренних серверов Microsoft SQL;

• электронных таблиц Microsoft Excel;

• других внешних источников данных;

• текстовых файлов;

• приложений с собственными форматами данных.

Многие из этих источников поддерживают язык XML как формат обмена данными, что упрощает процесс адаптации этих данных для личного использования.

Предположим, требуется периодически объединять данные из разных источников для создания отчета, просматриваемого руководителями и сотрудниками.

Выполнение этой задачи с использованием языка XML состоит из следующих шагов:

1. Работа с администраторами различных источников данных для экспорта данных в набор файлов XML, расположенных на удаленном сервере.

2. Импорт данных из исходных файлов XML в базу данных Microsoft SQL Server. Эти данные также могут быть импортированы в базу данных Microsoft Access или в локальную копию ядра Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine, которое также поддерживает импорт данных XML. Этот процесс может быть автоматизирован путем создания в Microsoft Access программы на языке Visual Basic для импортирования.

3. Создание набора статистических запросов к импортированным данным с помощью клиентской части проекта Microsoft Access, присоединенной к SQL Server.

4. Создание необходимых отчетов или страниц доступа к данным с помощью полученных представлений.

5. Печать отчета, создание снимка отчета или публикация страницы на Web-узле в Internet.

Основное преимущество от использования языка XML в данном сценарии заключается в том, что для извлечения данных из разных источников в Microsoft SQL Server или в Microsoft Access не требуется никаких операций, кроме создания запросов. Без использования XML эта задача может включать экспорт данных в текстовый файл (в случае, если эта операция поддерживается всеми источниками данных), обработку файлов данных путем добавления разделителей компонентов данных, импорт данных в Microsoft SQL Server или в Microsoft Access и, наконец, очистку и доработку данных. Использование XML позволяет минимизировать временные затраты на переформатирование и очистку данных.

Экспорт данных XML из Microsoft Access

Помимо задач сбора и объединения данных часто приходится сталкиваться с задачей предоставления совместного доступа к этим данным из разных приложений или для нескольких пользователей. Диалоговое окно Microsoft Access Экспорт XML позволяет экспортировать данные из проекта или базы данных Microsoft Access в файл данных XML, а также экспортировать описания схемы данных и создавать файлы, упрощающие управление представлением данных.

Преобразование данных

Ранее мы рассмотрели экспорт данных (или объектов Microsoft Access) в файл XML с теми свойствами и характеристиками, которые они имели в Microsoft Access. Предположим, нужно преобразовать данные (или объекты) в другой формат, например для отображения в Web-обозревателе. Для этого может потребоваться изменить структуру данных с помощью фильтра или сортировки и добавить теги [14] HTML, чтобы определить отображение данных в обозревателе. Это можно сделать вручную, добавив теги HTML в файл XML и перераспределив данные, что может оказаться громоздкой задачей; либо выполнить это преобразование с помощью файла XML другого типа – XSLT (XSL Transformation file – файл преобразования XSL).

Файлы XSLT (команды XSLT являются поднабором команд XSL) предназначены в первую очередь для преобразования одного документа XML в другой. Также файлы XSLT удобно использовать для преобразования файлов XML в HTML или другие текстовые форматы.

В чем заключается разница между файлами XSL и XSLT? Файл XSL определяет форматирование и представление документов XML на экране, на принтере и других устройствах вывода. Файл XSLT фактически выполняет преобразование.

После проведенного краткого сопоставления сформулируем некоторые рекомендации по выбору языка программирования.

Выбор языка программирования

В приложении легко создавать и применять макросы и SQL-программы, но иногда вам придется использовать язык VBA. Рассмотрим такой пример. Сообщения об ошибках, которые выводит система, обычно носят довольно абстрактный характер и скорее вызывают новые вопросы, чем дают ответы. Чтобы облегчить работу пользователя, лучше отключить вывод таких сообщений и заменить их на короткие информативные «диагнозы», дополненные советами по решению проблем. Все это можно сделать только с помощью программы VBA.