Access 2002: Самоучитель

В Access 2002 отчет создается почти так же, как форма. Разница между этими двумя объектами базы данных состоит не в технологии их построения, а в их целевом назначении. Если с формой пользователь будет работать на экране, то отчет предназначен для печати и представляет ценность как материальная копия документа, полученного из базы данных.

Предусмотрены следующие стандартные способы формирования отчета (как видите, они аналогичны способам построения форм):

• с помощью автоотчета;

• с помощью мастера;

• с помощью конструктора;

• с помощью запросов.

Именно по указанной выше причине здесь рассматривается только формирование отчета с помощью автоотчета, а также включение в отчет подчиненной формы. Работа с запросами будет проанализирована в главе 11.

Однако в работе с отчетами все-таки есть свои нюансы. В отличие от форм, с отчетами возможны следующие операции:

• создание и использование статических копий отчета;

• группировка данных в отчете.

Использование функции автоотчета

Отчет, созданный таким образом, будет отображать все поля и записи базовой таблицы или запроса.

В разделе Объекты окна базы данных щелкните сначала по кнопке

а затем по кнопке Новый. На экране появится окно Новый отчет – рис. 5.1.

Рис. 5.1

Здесь надо выбрать следующие параметры:

• способ построения отчета, в данном случае автоотчет, который можно оформить в одном из двух вариантов:

– в виде столбца;

– в ленточном виде;

• таблицу или запрос, на основе которых будет создан отчет. В нашем случае выбирается таблица Приборы, представленные на рынке, так как она содержит максимум информации.

Задав эти параметры и щелкнув по кнопке ОК, вы получите заказанный отчет в виде столбца, как показано на рис. 5.2. На рисунке представлена первая страница отчета. В действительности, если вы захотите его распечатать, он будет расположен в соответствии с рис. 5.3, на котором показано несколько начальных страниц отчета.

Рис. 5.2

Рис. 5.3

Включение подчиненного отчета

Рассмотрим эту возможность на примере хорошо знакомой вам пары таблиц Страны (основная) и Фирмы (подчиненная). Создадим отчет на основе первой таблицы, а затем включим в него подчиненный отчет на базе второй.

Первую часть задачи вы решите с помощью автоотчета, как было рассмотрено выше. Результат вашей работы показан на рис. 5.4. Сохраните полученный отчет под именем Страны.

Рис. 5.4

Теперь надо вставить в него подотчет Фирмы так, чтобы в итоговом документе фирмы были сгруппированы по странам, в которых находятся.

Откройте только что созданный отчет Страны в режиме конструктора. Убедитесь, что кнопка Мастера отчетов активизирована. Затем на панели управления конструктора щелкните по кнопке Подчиненная форма/отчет. Теперь на поле конструктора в области данных выберите точку, к которой следует «привязать» подотчет. Если в области данных не хватает места, перетащите нижнюю рамку области данных вниз. Когда вы определите нужную точку, на экране возникнет окно конструктора отчетов (см. рис. 5.5), который сообщит вам, что для создания подчиненного отчета вы можете использовать существующую форму или создать свою. Также конструктор поинтересуется, какие данные вы хотите использовать для подчиненного отчета.

Рис. 5.5