Access 2002: Самоучитель

Так как речь идет о базе данных по ЧС, то в ней не предусмотрено накопление и хранение информации о дорожно-транспортных происшествиях – подобные сведения должны содержаться в другом банке данных. Однако по разным причинам в нашу базу данных (в частности, в таблицу ES_OPER) такая информация иногда попадает. Пользы от этого все равно нет, потому что случайные разрозненные записи не дают полной картины по дорожно-транспортным происшествиям. Естественно, такие сведения следует удалять. В бланке запроса в ячейке Условия отбора для поля Код вида ЧС введите код данного типа происшествий – «10101» (рис. 11.47).

Рис. 11.47

Дайте команду на выполнение запроса. На экране появится сообщение о том, что удалению подлежит 556 записей (см. рис. 11.48), и предупреждение, что если вы ответите Да, то назад возврата не будет. Надеемся, что вы исполнены самых серьезных намерений и решительно ответите Да, приведя приговор в исполнение. Таким образом, вы реализуете запрос на удаление, убрав 556 записей, или 6,6 % от общего числа записей в таблице ES_OPER (8397).

Рис. 11.48

Удаление дублирующихся записей

При ведении банка данных довольно часто приходится удалять повторяющиеся записи. Есть два традиционных пути решения этой задачи:

• не допускать дублирования записей непосредственно при вводе информации в базу данных;

• находить и устранять повторяющиеся записи из уже сформированной БД.

Напомним, что мы работаем с объединенным информационным банком, в котором собраны разнородные базы данных. Поэтому неудивительно, что для разных БД эта задача решается неодинаковыми средствами. В последующих главах мы покажем, как предотвратить дублирование сведений при вводе информации в базу данных, используя средства языка Visual Basic. А сейчас речь пойдет о том, как удалять повторяющиеся записи с помощью стандартных запросов.

Когда информация вводится в оперативном режиме из различных источников, в базу данных тоже могут попасть сведения, дублирующие друг друга. Прежде чем удалить такие записи, их надо найти. Следовательно, решение проблемы включает два этапа – поиск повторяющихся записей и их удаление.

Запрос на поиск повторяющихся записей

Начнем с таблицы ES_OPER. В окне базы данных откройте вкладку Запросы и щелкните по кнопке

Затем в окне Новый запрос выберите позицию Повторяющиеся записи (рис. 11.49). Как видите, создаваемый запрос отличается от тех, что рассматривались ранее, – он строится с помощью мастера запросов. Последний содержит три шага, каждый из которых описывается своим окном.

Рис. 11.49

В первом окне (рис. 11.50) мастер просит определить таблицу или запрос, в котором надо найти повторяющиеся поля. Выберите таблицу ES_OPER и продолжите работу.

Рис. 11.50

В следующем окне (см. рис. 11.51) надо указать повторяющиеся поля. Будем считать, что записи дублируют друг друга, если в них совпадает содержимое трех полей: Дата ЧС, Код объекта, Виды ЧС. Иначе говоря, мы исходим из того, что в один и тот же день на данном объекте не могут произойти две или более однотипные аварии. (Конечно, было бы проще поставить условием совпадение всех полей. Однако даже для записей аналогичного содержания это маловероятно: сообщения об одном и том же событии могут передаваться разными людьми и основываться на разных источниках информации. Отсюда неизбежность расхождений и просто ошибок.) Вы уже знаете, как открыть перечисленные поля в окне мастера запросов, поэтому здесь представлен лишь конечный результат.

Рис. 11.51

После этого мастер откроет следующее окно (см. рис. 11.52), предлагая включить в запрос дополнительные поля. Рекомендуем добавить поле Номер для указания номера записи (чуть позже будет объяснена причина). В следующем окне мастер предложит согласиться с именем нового запроса.

Рис. 11.52