Access 2002: Самоучитель

Форма для подчиненного отчета у вас уже есть – Фирмы, поэтому используйте ее. Если вы намерены создать собственную форму, выберите другую позицию – Использовать существующие таблицы и запросы. Теперь щелкните по кнопке Next, чтобы перейти в следующее окно конструктора (см. рис. 5.6). Здесь вы должны решить, хотите ли вы самостоятельно задать поля, которые будут связывать основной и подчиненный отчеты, или нужно выбрать эти поля из приведенного ниже списка.

Рис. 5.6

В поле, где показан этот список (он включает две позиции), выберите опцию Показать Фирмы для каждой записи таблицы Страны, используя Код.

Если теперь вы щелкнете по кнопке Готово, то вернетесь в область данных конструктора, но с дополнением в виде подчиненной формы. Чтобы взглянуть на окончательный вариант отчета, вам нужно щелкнуть по кнопке Просмотр на панели инструментов окна базы данных. Полученный отчет, который имеет иерархическую структуру, показан на рис. 5.7.

Рис. 5.7

Группировка записей

Приведенный выше отчет с его структурой является также одной из форм организации записей. Однако группировать данные можно и более привычным способом, то есть с помощью мастера отчетов. Его запуск и начало работы осуществляются почти так же, как аналогичные действия при использовании мастеров таблиц и форм. Разница состоит в том, что для запуска мастера отчетов в разделе Объекты окна базы данных надо щелкнуть сначала по кнопке Отчеты, а затем по кнопке Новый. Но в окне Новая форма, которое появится на экране (см. рис. 4.1), надо активизировать опцию Мастер отчетов. В нижнем поле того же окна вы можете выбрать таблицу; она станет первой из тех таблиц, на которых будет основан создаваемый отчет. Правда, мы все-таки советуем сделать это в следующем окне, так как в нем можно выбрать поля более чем из одной таблицы. Наконец, и при выборе полей, включаемых в формируемый документ (см. рис. 4.4 – 4.5), начальные этапы работы те же, только везде вместо формы речь идет об отчете. Действительно важные различия начинаются с того момента, когда надо указать признак, по которому будет сформирован отчет.

Этот этап показан на рис. 5.8. Вы должны выбрать вид, в котором хотите представить данные. Советуем выбрать не основную форму, то есть Страны, а подчиненную – Фирмы. В противном случае при группировке данных вам придется представлять их в виде вложенного отчета (см. рис. 5.7).

Рис. 5.8

На следующем шаге (дальше мы уже не будем напоминать, что к каждому новому этапу работы вы переходите с помощью кнопки Далее) мастер предложит вам ввести уровень группировки. Этот этап отражен на рис. 5.9.

Рис. 5.9

Естественно, следует щелкнуть по кнопке Далее и ввести Страны как первый уровень группировки. На очередном шаге (см. рис. 5.10) мастер уточняет, как вы будете сортировать записи внутри данных по каждой стране. Вы можете ввести до четырех уровней сортировки по возрастанию или по убыванию. Задайте сортировку по полю Название_фирмы_ (оно находится в списке, который открывается при щелчке по стрелке прокрутки в правой части поля) – см. рис. 5.10. По умолчанию принимается сортировка по возрастанию; в этом случае текстовые значения сортируются от A до Z, цифровые – от 1 до 9. Однако в целом порядок сортировки не имеет здесь решающего значения, если у вас нет каких-либо специальных предпочтений. Отметим только, что заданное вами поле Название_фирмы_ становится вторым уровнем группировки.

Рис. 5.10

Итак, вы сообщили мастеру свои принципиальные решения по организации структуры отчета. На следующем этапе работы можно заняться внешним представлением данных (см. рис. 5.11).

Рис. 5.11

Теперь мастер поинтересуется расположением данных в отчете. С помощью переключателя на рис. 5.11 вы можете выбрать различные варианты представления данных в разделе Компоновка: книжное или альбомное расположение страницы, способ размещения данных по ширине страницы (флажок в нижней части окна). При этом в поле окна вы сразу видите, как будут выглядеть результаты ваших действий.

Затем пропустите промежуточные окна, то есть определение фона и шрифта, и выберите имя для отчета: назовите его Фирмы. В результате вы получите окончательный вариант первой страницы отчета, как показано на рис. 5.12.

Рис. 5.12

Таким образом, данные сгруппированы, и отчет готов к печати.