27 книг успешного руководителя

Соответственно, начинать нужно с подготовки плана действий, чтобы эту несобранность устранить. А план действий начинается с письменного, формализованного определения задачи. Причем выбор цели стоит согласовать с руководителем: если вы тщательно спланируете выполнение бесполезной работы, то будет обидно.

План должен обязательно содержать сроки исполнения каждого этапа, иначе получившийся документ никак не поможет в борьбе с несобранностью. Затем нужно составить список средств и действий, требуемых для достижения результата: это даст возможность оценить масштаб проблемы. Далее остается расставить приоритеты и приступать к выполнению.

Каждый день должен быть спланирован отдельно. Вообще, способность составить хороший план – один из показателей общей компетенции. Наличие такого плана значительно облегчает борьбу с собой при начале сложного дела и экономит немало времени. Всегда нужно работать по спискам – на год, месяц, неделю, день. Это дисциплинирует и помогает отслеживать собственную продуктивность. План на завтра полезно разрабатывать на ночь, чтобы во сне подсознание работало над решением предстоящих задач.

Одно из важнейших правил работы, названное Трейси «10/90», звучит так: если отвести первые десять процентов времени на планирование и организацию работы, будет сэкономлено девяносто процентов времени при ее выполнении.

Кстати, японские компании отводят на планирование даже не 10, а 30 процентов времени, а их эффективность общеизвестна.

Многие считают, что жестко ограниченные сроки помогают работать быстрее и эффективнее, но, по утверждению Трейси, исследования в большинстве случаев опровергают это мнение. Поэтому еще на стадии планирования следует создать себе запас времени в размере как минимум двадцати процентов.

Очень важно научиться откладывать на потом или вовсе исключать из графика дела, выполнение которых принесет незначительную ценность, освобождая время для действительно важного.

Перед началом работы следует тщательно подготовиться, организовать свое рабочее место так, чтобы на нем было удобно и приятно провести много времени. И приучить себя к мысли, что что-то неизбежно получится неправильно, но это можно будет исправить позднее. Нельзя бояться неудачи, ведь страх – главный враг на пути к успеху.

При планировании своего распорядка не стоит забывать о личных особенностях. У каждого человека собственные пики работоспособности и внутренние часы, и нужно привыкнуть использовать наиболее благоприятное время для самой важной работы. Также нельзя игнорировать потребность в отдыхе и сне.

Многих пугает объем большой и сложной проблемы. Трейси предлагает два простых способа борьбы с этой боязнью. Первый, и наиболее простой, – разделить задачу на составляющие, а затем решать эти составляющие по одной. Второй – выделять на решение задачи определенный временной блок, после которого переключаться на что-то другое. Таким образом ледяная глыба постепенно подтает и приобретет более приемлемые размеры.

КОНЦЕНТРАЦИЯ

В 1930-х годах американский инженер Джозеф М. Джуран сформулировал принцип «80 на 20», названный им «правило Парето» в честь итальянского экономиста Уильфредо Парето. Согласно этому правилу, практически вся социальная и экономическая деятельность человечества укладывается в соотношение 20/80. В Италии XIX века двадцать процентов населения обладало восьмьюдесятью процентами земли (собственно, именно это и отметил Парето). Двадцать процентов усилий принесут восемьдесят процентов результатов, двадцать процентов клиентов – восемьдесят процентов прибыли.

В нашем случае это означает, что в составленном плане два пункта из десяти принесут в пять-десять раз больше пользы, чем остальные. Главное – найти эти пункты и сконцентрироваться именно на них. Способность сосредоточиться на важном в ущерб несущественному определяет степень успеха человека в жизни.

Уровень важности каждой задачи определяется потенциальным эффектом от ее решения для компании и лично для исполнителя в долгосрочной перспективе. Поступки и решения сегодняшнего дня следует анализировать с позиций их соответствия желанному будущему. Времени постоянно не хватает, но на главное его всегда можно найти.